Kỹ năng làm việc hiệu quả dành cho nhân viên văn phòng

Công việc nhân viên nội dung / nhập liệu / văn phòng, thường là những việc trùng lấp nội dung sẽ diễn ra trong 1 ngày hoặc 1 thời gian nào đó mà khối lượng công việc linh tinh nhiều gây nên cho tình trạng căng thẳng "stress" trầm trọng.


Đó cũng có thể là do họ làm việc không được khoa học dẫn đến rối tung rối mù với 1 đống bùi nhùi công việc, nhưng thực tế họ có thể dễ dàng hơn, khi họ chú ý các điều sau:
 
1. Tạo 1 file online: Ghi sẳn những biểu mẫu những đoạn văn - câu chữ, mà bạn thường sử dụng trong quá trình làm việc, để khi nào trường hợp tương tự xảy ra bạn chỉ cần mở file đó lên sau đó copy / paste …  thay vì bạn phải đánh máy văn bản đó lại từ đầu. 
* Hành động này giúp tiết kiệm thời gian, nhẹ não, đỡ tốn sức lực.
 
2. Phân loại nhóm công việc cần làm: Ví dụ, bạn phải theo dõi 5 dự án “online” hoặc nhập liệu 5-10 công việc cùng 1 khoảng thời gian, vậy tại sao khi làm việc bạn không mở 5 trình duyệt / 5 cửa sổ cho nhóm công việc cố định để bạn xử lý cùng 1 lúc thay vì mỗi lần làm bạn phải mò và mở ra mất thời gian cho hành động lập đi lập lại này. 
 
3. Tập trung công việc: Không phân tâm “chát / tám chuyện”, nhiều chuyện người kế bên, không suy nghĩ những việc tào lao khó có thể xảy ra… Những lần mất tập trung như vậy, thì bạn hãy tự mình dành ra thời gian thư giãn / hít thở / uống cà phê 5 ~15’ sau đó quay lại làm việc sẽ tốt hơn rất nhiều. 
* Người nước ngoài hay sử dụng phương pháp này.
 
4. Phân bố thứ tự công việc trước và sau: 
Ví dụ: Để nấu ăn cho 1 bữa tối. Sau khi bạn đi làm về thì việc đầu tiên là bắt nồi cơm điện đầu tiên, sau đó bạn mới chế biến đồ ăn… Vì trong thời gian diễn biến hành động chế biến đồ ăn “thời gian ngắn” thì lúc đó cơm tự động nấu với “thời gian dài” để chín.
Áp dụng nguyên lý nấu ăn trên vào công việc: Hãy tự mình sắp xếp công việc nào “dài” những việc nào “ngắn”… những việc nào cần làm ngay, những việc có thể làm sau.
a. Trong thời gian chờ việc, bạn hãy làm trước phân đoạn công việc “ngắn” khác thay vì ngồi chờ thì quá uổng phí thời gian đó.
b. Làm trước những công việc “dài” để khi trong thời gian chờ việc dài thì bạn xử lý việc “ngắn”. Thay vì bạn phải làm tùm lum việc cùng 1 thời điểm.
 
5. Ghi ra những khó khăn vào 1 tờ giấy, tự mình suy nghĩ ở bản thân, cách nào giải quyết, cách nào thao tác công việc ngắn lại, sau cùng những khó khăn đó tự mình không giải quyết được, thì tại sao bạn không nhờ cấp trên tư vấn - giúp đỡ.
 
6. Đừng tự giới hạn năng lực & đừng tự đào hố chôn mình với những câu than vãn vô nghĩa. Vì từ trước đến giờ những câu “than vãn” không làm cho người đó khá hơn mà tự hạ thấp năng lực và làm cho hình tượng người đó xấu hơn:
- Than vãn mệt mỏi “stress”: hình thức này chỉ cảm động với người yêu bạn mà thôi… chắc chắn như vậy, vì sếp thường sẽ nói “cố lên em…”.
- Việc nhiều, bạn không biết sắp xếp, bạn cho rằng việc quá nhiều so với năng lực của bạn. Nhưng thực tế nếu bạn biết cách sắp xếp và phân bổ việc hợp lý, thì nhiều khi bạn sẽ làm được gấp đôi công việc khó hiện tại. Chỉ vì bạn tự giới hạn năng lực tiềm ẩn của mình:

Ví dụ
1 con ngựa đến xin làm việc khuân vát ở 1 cửa hàng, với yêu cầu chỉ chở được 1 kiện hàng.
- Ngày 1: Ông chủ bỏ lên lưng con ngựa 1 kiện hàng (A), con ngựa hài lòng và làm việc
- Ngày 2: Ông chủ bỏ lên lưng con ngựa 1 kiện hàng (B) + thêm tiền công, con ngựa thấy hơi nặng, nhưng vẫn di chuyển tốt và làm việc
- Ngày 3: Ông chủ bỏ lên lưng con ngựa 1 kiện hàng (C) + thêm tiền công, con ngựa cũng thấy hơi nặng, nhưng vẫn di chuyển bình thường.
- Những ngày còn lại: Con ngựa thường chở kiện hàng C và D và nhận thêm nhiều tiền.
* Kiện hàng A = 50 kg; B = 80 kg; C = 100 kg. Thực chất là con ngựa đó có thể chở được hơn 200 kg. Sự thật rất phủ phàng là khuyết điểm của con ngựa không biết “than vãn” như con người và không tự biết rằng là khả năng & năng lực của nó giới hạn đến đâu!?
 
Còn bạn thì sao? Làm 1 ít việc đã cho rằng quá tải… thì sao mà… à mà thôi :)
 
Simla